Acties/Deelprojecten

02.5. Ontwikkeling KPI 14.2.2. “Het aantal openstaande vorderingen op vastgestelde rechten die langer dan een jaar openstaan, opvolgen.”

02.05.1. Organiseren eerste analyse.

02.05.2. KPI definiëren op basis van resultaten eerste analyse.

Doelstelling S2

Opvolgen goed beheer van de openstaande vorderingen op niveau op niveau van de FOD

SD FOD

SD S2/OD S2

Algemene informatie

Naam

AD/S/Dienst

Sponsor

Regis Massant

S2

Projectleider

Peter Christiaens

S2

Stuurgroep (naast sponsor en projectleider)

Rudy Liekens, Ronny Debbaut en Dirk Mons

S2

Timing

15.1. Startdatum = 01/03/2018 - Einddatum = 31/12/2018

Versie Beheer

 Versie

 Beschrijving van de aanpassingen

 Verantwoordelijke

 Datum

Proposition

Pour validation

Peter Christiaens

05/06/2018

Korte omschrijving

 Context?/Correlatie met andere projecten?

Optimalisatie financiële rapportering aan ontvangstenzijde. De bedoeling is waardevolle indicatoren ontwikkelen om het ontvangstenproces voldoende te kunnen monitoren. De bedoeling is dat openstaande vorderingen en vastgestelde rechten worden opgevolgd: er dienen acties te worden ondernomen om de vorderingen te innen, rappelbeheer in Fedcom, indien de vorderingen langdurig blijven openstaan dan dient er door de rekenplichtige actie te worden ondernomen om de vorderingen af te wikkelen (eventueel via een juridisch advies of opmaak van een dossier ter inning van de vordering bij de dienst inning en invordering van de FOD financiën).

Geboekte ontvangsten gelieerd aan bepaalde ontvangstenrekeningen komen niet in aanmerking voor een dergelijke analyse omdat de inning gebeurd voor de creatie van het vastgesteld recht, hiervoor is een specifieke wettelijke basis voorzien.

De debiteurenbalans moet in een eerste fase onderzocht worden om te bepalen welke vorderingen hiervoor in aanmerking komen en er moet worden onderzocht hoe dit het best overzichtelijk kan worden gerapporteerd.

In een volgende fase dient beschreven te worden via de technische fiche hoe het rapport of de KPI periodiek dient te worden opgemaakt, de criteria dienen vastgelegd te worden zodat de cijfers als vergelijkingsbasis gebruikt kunnen worden doorheen de tijd.

Wat is het einddoel?

Het aantal openstaande vorderingen beperken / verminderen op termijn, het probleem wat betreft de opvolging van deze vorderingen duidelijk en zichtbaar presenteren via een KPI

Wat is het te verwachten resultaat?

Een afname of gunstige evolutie van het aantal openstaande vorderingen doorheen de tijd zowel in aantallen als in openstaande bedragen.

Wat zijn de KPI’s (Key Performance indicators) van het project?

Een duidelijke KPI die de kwaliteit van het ontvangstenproces kan monitoren, die eventuele problemen bij de afwikkeling van vorderingen kan aantonen en als basis kan gebruikt worden om verbeteracties op te stellen.

Middelen (budget, human resources, ICT en communicatie)

Naam

Dienst

Tijdsbesteding %

Projectteam

­ Peter Christiaens

­

Betrokken diensten FOD/S2

­ Alle diensten van de fod die een ontvangstenrekening bezitten

­

­

Externe partners

­

­ /

­ /

VTE’s nodig na realisatie?

­

­

­

Tijdens verwezenlijking

Na het project

Budget

ICT

Change

Plan van aanpak

Hier vermeld je alle milestones van je project met, per milestone, de verwachte begin- en einddatum

Milestone

Begindatum

Einddatum

Onderzoek debiteurenbalans: analyse vorderingen op verscheidene huisbanken, overzichtelijk rapport opmaken die analyse mogelijk maakt, een aantal criteria vastleggen met betrekking tot de opmaak van het rapport

08/06/2018

30/06/2018

Opmaken van de technische fiche van de KPI

01/07/2018

31/07/2018

Risicoanalyse en Kritische succesfactoren (KSF)

Omschrijf zo goed mogelijk het risico en of het binnen dit project om een laag, midden of hoog risico gaat.

Type risico

Laag

Midden

Hoog

Doelstellingen

Middelen (budget & beschikbaarheid)

x

Afhankelijkheid (andere projecten/realisaties)

x

Technisch (technologie & ICT)

x

Organisatie

x

Change

x

Implementatie & borging

x

Andere risico’s?

x

Kritische succesfactoren (KSF)